С бумажной -на электронную

Бумажные трудовые книжки уходят в прошлое. Сведения о трудовой деятельности граждан теперь будут формироваться в цифровом формате — соответствующий закон вступил в силу с 1 января этого года, а до 15 февраля работодатели Калмыкии уже должны предоставить первые отчеты для ведения электронных трудовых книжек своих сотрудников.

О том, чем обусловлен переход на электронные трудовые книжки, в чем их преимущество, смогут ли жители республики и дальше пользоваться бумажной трудовой книжкой, какие нововведения в связи с этим ждут работодателей региона, наш разговор с управляющим Отделением ПФР по Республике Калмыкия Владимиром Шургчиевым.

— Владимир Очирович, с этого года Пенсионный фонд будет вести учет сведений о трудовой деятельности граждан. Скажите, какую информацию будут передавать работодатели в ПФР? В чем отличие электронной трудовой книжки от ее бумажной версии, ее плюсы и минусы?

– Да, закон обязал работодателей с 1 января этого года ежемесячно предоставлять в электронном виде в Пенсионный фонд данные о трудовой деятельности и трудовом стаже каждого работника: сведения о приеме на работу или увольнении с работы, о месте работы, профессии, должности и сведения о любых изменениях, которые происходят внутри организации: например, перевод с одной должности на другую, из одного структурного подразделения в другое или переименование организации. Даже на первый взгляд понятно, что по составу данных электронная версия почти идентична бумажной. Но теперь, с 2020 года, эта информация будет фиксироваться в особом разделе индивидуального лицевого счета.

Плюсы электронной трудовой книжки очевидны. Во-первых, ее невозможно потерять; во-вторых, пенсию можно будет назначить дистанционно, не нужно предоставлять в качестве подтверждения еще один документ; в-третьих, легче получить выписку, сейчас для этого нужно обращаться в отдел кадров и ждать какое-то время, с электронной версией все гораздо проще — достаточно зайти в Личный кабинет гражданина на сайте ПФР.

— Вы говорите сейчас о преимуществах. Но должны же быть и минусы. Например, что информация о трудовых данных может исчезнуть…

— Напрасные опасения. Система ПФР аттестована как система для учета и обработки персональных данных высокого уровня. Функцию по введению персонифицированного учета пенсионных прав граждан Пенсионный фонд ведет с 1997 года. Все требования по защите информации соблюдаются. Информация фиксируется в распределенных системах хранения, что исключает риск потери данных.

— Многие люди консервативны и хотят, чтобы их трудовые книжки велись по старинке.  Могут ли они сохранить традиционные бумажные книжки?

— Имеют полное право. Переход на цифровой формат носит добровольный характер. По закону работодатель обязан не позднее 30 июня 2020 года уведомить своих сотрудников об изменениях в трудовом законодательстве. При этом предусмотрено, что человек в течение этого года должен сделать выбор и написать заявление о том, в каком виде работодатель будет продолжать вести его трудовую книжку: на бумажном носителе или в электронном виде. В случае если работник выбирает новый формат, то бумажную трудовую ему выдают на руки, если работник выбирает бумажную трудовую книжку, то работодатель ведет их одновременно.

Бумажную трудовую книжку не будут иметь сотрудники, которые в 2021 году впервые приступят к трудовой деятельности. Им организации будут вести сведения о трудовой деятельности только в электронном виде.

— Давайте поговорим о работодателях. Что изменится для них? С введением новой отчетности, скорее всего, понадобится новое программное обеспечение. Понесут ли они какие-то расходы?

— Как я уже сказал, начиная с 2020 года работодатели будут ежемесячно предоставлять сведения о работниках. А с 2021 года данные будут предоставляться более оперативно, то есть данные о приеме на работу и увольнении работодатель будет передавать нам на следующий рабочий день. Это нужно для того, чтобы у работника сразу были на руках эти сведения для его последующего трудоустройства. А вот остальные сведения работодатели будут предоставлять также ежемесячно.

Все процессы будут осуществляться в рамках стандартных процедур и на основе доработанных бухгалтерских программ, поэтому работодателю нужно будет просто освоить новую версию.

Если количество работников за предшествующий отчетный период (месяц) не превышает 25 человек, сведения в ПФР можно подать либо на бумаге, либо в форме электронного документа. Для этого необходимо подать заявление на подключение страхователя к электронному документообороту через оператора, по каналам которого осуществляется передача всей бухгалтерской отчетности.

— Готовы ли к изменениям работодатели Калмыкии?

— Специалистами террорганов ПФР республики заблаговременно начата работа со страхователями региона по разъяснению изменений, касающихся ведения записей о трудовой деятельности работающих граждан в электронном виде – им разосланы информационные письма. С декабря месяца проводятся семинары для бухгалтеров и работников кадровых служб. По нашим данным, отчетность по форме СЗВ-ТД должны предоставить около 4 тысяч работодателей Калмыкии.

— И последний вопрос: как можно будет получить сведения из электронной трудовой книжки?

– Дистанционно, по интернету — через Личный кабинет на сайте Пенсионного фонда России и портал госуслуг. В бумажном виде — подав заявку работодателю по последнему месту работы, в территориальном органе ПФР или в МФЦ.

— Спасибо, Владимир Очирович, за обстоятельную беседу!